Чому важливо подбати про українські документи, якщо ви проживаєте за кордоном

Ваші документи - це ваша особиста відповідальність. Навіть якщо вам здається, що з ними все в порядку, будь ласка, прочитайте цей блог. Інколи дрібні помилки або прострочені документи можуть стати причиною великих проблем: від відмови у можливостях подальшої легалізації до неможливості повернутися додому у разі термінової ситуації. 

У 2022-2023 роках більшість українців виїжджала за кордон у надзвичайно складних умовах. Дехто взагалі не мав документів, інші - лише внутрішній паспорт старого зразка (“книжечка”) або свідоцтво про народження. Багато країн тоді приймали українців за спрощеними умовами, а консульства були перевантажені. 

Сьогодні ситуація змінилася: 

• Консульства працюють стабільно. 
• Є можливість записатися на подачу документів. 
• Але водночас вимоги у країнах ЄС та інших державах стали жорсткішими. 

Про що розкажемо у цьому блозі

1. Які документи особливо важливі? 

1.1. Внутрішній український паспорт (ID-картка) 

1.2. Закордонний паспорт 

1.3. Чому корисно мати два закордонних паспорта одночасно 

2. Що робити, якщо у вас один закордонний паспорт і ви його загубили перебуваючи в Британії: 

2.1. Отримати тимчасовий проїзний документ так званий “білий паспорт” і повернутися в Україну для виготовлення нового паспорту 

2.2. Подати документи на виготовлення нового закордонного паспорта через Консульство у Великій Британії 

2.3. Чому ми НЕ рекомендуємо варіант продовження строку дії закордонного паспорта? 

3. Куди звертатися, якщо у вас є чинний закордонний паспорт, а ви хочете виготовити другий: 

3.1. Подати документи на виготовлення нового закордонного паспорта через Консульство у Великій Британії. 

3.2. Оформити закордонний паспорт також у ДП Документ. 

3.3. Третій варіант (якщо є така можливість) зробити закордонний паспорт в Україні 

4. Свідоцтво про народження дитини 

5. Навіщо впорядковувати українські документи 

6. Додаткові корисні ресурси 

7. Варіанти нотаріального оформлення довіреності 

8. Поїздка дитини в Україну без батьків у супроводі дорослого 

9. Якщо ви вирішили залишити Великобританію 

1. Які документи особливо важливі?

1.1. Внутрішній український паспорт (ID-картка)

Це головний документ, що підтверджує вашу особу в Україні. Його мають отримати всі громадяни України з 14 років. Також обов’язкова заміна паспорта в 25 і 45 років. 

📎 Без ID-карти ви не зможете: 

1. оформити більшість довідок або державних послуг; 
2. подати заявку на соціальну допомогу чи субсидії; 
   
3. вступити до вищих навчальних закладів; 
   
4. зареєструватися у багатьох електронних системах, таких як «Дія»; 
   
5.  підтвердити свою особу у разі звернення до українських органів. 
   

Заміна паспорта-книжечки на ID-картку 

 В Україні наразі не передбачено обов’язкову заміну і паспорти зразка 1994 року залишаються чинними без встановленої дати завершення їхньої дії. 

Проте існують ситуації, коли обмін паспорта на ID-картку є обов’язковим:

1. Зміна персональних даних: у разі зміни прізвища, імені чи інших особистих даних.

2. Крадіжка або пошкодження паспорта: якщо документ втрачено, викрадено або пошкоджено до стану, що унеможливлює ідентифікацію особи. 

Досягнення 25 чи 45 років: якщо протягом одного місяця після досягнення відповідного віку не було вклеєно нову фотокартку до паспорта-книжечки. Однак, під час воєнного стану цей термін продовжено - нову фотокартку слід вклеїти протягом 30 днів після його завершення. 

Якщо ви за кордоном і у вас ще паспорт-книжечка, ви можете замінити його на ID-картку або під час наступного візиту в Україну або ДП Документ: https://komod.pasport.org.ua/services 

1.2. Закордонний паспорт

Обережно з паспортом! Ніколи нікому не давайте свій паспорт, окрім як працівникам посольств, консульських установ та прикордонних пунктів пропуску. Це ваш ідентифікаційний документ. У Великій Британії не існує зобов’язання мати при собі посвідчення особи. У повсякденних ситуаціях більшість органів влади, наприклад, поліція, не проводять вибіркові перевірки ідентифікації осіб, хоча вони можуть робити це у випадках арешту. Щоб запобігти випадковій втраті або крадіжці ваших документів, рекомендуємо не носити із собою паспорт. 

Закордонний паспорт - це основний документ для: 

1. виїзду за межі України; 
2. подачі на візи, ВНЖ, тимчасовий захист у країнах Європи; 
   
3. ідентифікації особи у багатьох іноземних органах влади.

📎 Якщо у вас є лише внутрішній паспорт старого зразка (паспорт-книжечка), його можуть не приймати як дійсний документ в інших країнах. У деяких державах (наприклад, Великобританії, Німеччині) закордонний паспорт є єдиним документом, який приймають як посвідчення особи. 

1.3. Чому корисно мати 2 закордонних паспорта одночасно

В Україні дозволено мати два закордонні паспорти одночасно. Це особливо важливо для тих, хто перебуває за кордоном. 

Чому це критично важливо? 

По-перше, якщо у вас лише один закордонний паспорт і ви його втратите, ви не зможете швидко оформити новий закордонний паспорт за кордоном (оформлення може тривати до 6 місяців). Консульство видасть вам тимчасовий проїзний документ (так званий "білий паспорт" або "білий документ").❗Але білий документ дозволяє вам лише одне - прямий виліт в Україну. З ним: 

1. неможливо подорожувати по Європі або в інші країни. 
2. неможливо залишитися в ЄС на законних підставах без паспорта. 
   

Тобто ви змушені будете повернутися в Україну лише для оформлення нового закордонного паспорта - навіть якщо ваше перебування за кордоном було довгостроковим або важливим. З урахуванням індивідуальних обставин на сьогоднішній день не кожен може поїхати до України для виготовлення закордонного паспорту. 

По-друге, це стосується в'їзду до країн Євросоюзу 

Стандартний строк дії закордонного паспорта - 10 років. Для дітей до 16 років - 4 роки. Для в’їзду в більшість країн Європейського Союзу ваш паспорт повинен бути дійсним ще щонайменше 3 місяці після запланованої дати виїзду з ЄС (залежно від країни). Отож якщо строк дії паспорта менший, вас можуть не пустити на борт літака або відмовити у в’їзді на кордоні. 

Отож наявність другого діючого закордонного паспорта убезпечує вас від цих проблем: якщо один загубиться, у вас буде інший документ для продовження легального перебування чи подорожей без термінового повернення в Україну. 

 2. Що робити, якщо у вас один закордонний паспорт і ви його загубили перебуваючи в Британії  

Повідомте Консульсво про втрату документа. Гаряча лінія для громадян України: +44 7553 483 628 Консульський відділ Посольства України у Великобританії: +44 2072 438 923 Консульство України в Единбурзі +44 7423 290 618  

Перелік необхідних документів, що потрібно подати у Консульство України у Великобританії у разі втрати закордонного паспорту: https://uk.mfa.gov.ua/vtrata-pasportu.  

У вас є два варіанти подальших дій ➡

2.1. Отримати тимчасовий проїзний документ так званий “білий паспорт” і повернутися в Україну для виготовлення нового паспорту

• Звертаєтесь до місцевої поліції та отримуєте довідку про втрату паспорта (crime reference number). 
• З цією довідкою подаєте заяву в Консульство України у Великій Британії на оформлення білого проїзного документа
  
•  Білий документ дає право тільки на одноразовий прямий виліт в Україну. 
  
• Після повернення в Україну оформлюєте новий закордонний паспорт у Державній міграційній службі або через ЦНАП.

❗ Білий документ не дає права подорожувати по Європі чи залишатися в Британії надовго. 

Ознайомитися із детальною інформацією щодо оформлення "білого паспорта” і завантажити бланк заяви-анкети можна на офіційному веб сайті Посольства України у Сполученому Королівстві Великої Британії та Північної Ірландії за цим посиланням: https://uk.mfa.gov.ua/konsulysyki-pitannya/pasportni-diyi/posvidchennya-na-povernennya-v-ukrayinu.  

Відповіді на поширені запитання щодо виготовлення нових і відновлення втрачених закордонних паспортів для громадян України: https://uk.mfa.gov.ua/konsulysyki-pitannya/3829-vidpovidi-na-tipovi-zapitannya-gromadyan. 

2.2. Подати документи на виготовлення нового закордонного паспорта через Консульство у Великій Британії

Ви можете зробити паспорт в Консульстві України в Лондоні або Єдинбурзі (Шотландія). Згідно правил Консульства України в UK, яке діє відповідно до українського законодавства, строк оформлення закордонного паспорта через закордонні дипломатичні установи України може становити до 3-х місяців (без урахування строку доставки надрукованого паспорта). Термінового виготовлення паспортів немає.  

Під кінець 2024 року МЗС України запустили новий сайт для бронювання візитів до консульств України, для оформлення закордонних паспортів, нотаріальних послуг, отримання довідок та інші. Адреса сайта: https://e-consul.gov.ua, вхід за допомогою додатку "Дія" або особистого ключа цифрового підпису. Під час реєстрації вам прийде код підтвердження на email, введіть його на сайті.

Коли увійдете, натисніть "Запис на візит", введіть місце візиту (в UK це Лондон або Единбург), дату народження та оберіть консульську послугу. Ви можете бронювати як для себе так і для дитини. Далі, перегляньте вільні слоти на цю послугу, вони позначені блакитним кольором. Оберіть слот і підтвердіть. Тут можна переглянути відео з покроковим процесом вибору слота та бронювання візита: https://t.me/oporaukchat/109822

Перевірити запис (https://t.me/oporaukchat/109813) ви можете в особистому кабінеті https://e-consul.gov.ua, розділ «Послуги» - «Запис на візит» - Вкладка «Документи». Цей документ треба взяти з собою на візит до консульства.

Якщо ваші плани щодо візиту змінилися, зайдіть у свій особистий кабінет та скасуйте слот, щоб ним могла скористатися інша людина, якій він дуже потрібен.

Періодично Консульство України в Британії робить виїзди в окремі регіони для надання послуг (Північ, Захід чи Схід Англії). Щоб надати можливість скористатися такою послугою (наприклад, в Леверпулі чи Йорку як це вже практикувалося) Консульство виставляє вільні слоти, які відкриті протягом 10-15 хв, про що повідомляє на своєму Telegram каналі. І як показує практика в перші 4-7 хвилин всі місця розбираються. Немає конкретного дня чи години, коли ця процедура відбувається і це буває вкрай рідко, тому краще не розраховувати на такий виїздний візит, особливо якщо у вас закінчується паспорт протягом наступних 6 місяців.

1. Телеграм канал Консульства України в Лондоні: https://t.me/UAConsulUK;  

2. Фейсбук сторінка Консульства України в  Единбурзі: https://www.facebook.com/UKRinEdinburgh/.  

Якщо нема часу чекати і ви можете повернутися в Україну для виготовлення нового паспорту, то обирайте "білий паспорт". 

Якщо ви не можете їхати в Україну і готові чекати, то подавайте на виготовлення нового паспорта через консульство. 

Саме тому наявність другого закордонного паспорта із самого початку є дуже важливою - у разі втрати одного документа ви зможете без проблем залишатися за кордоном і подорожувати. 

2.3. Чому ми НЕ рекомендуємо варіант продовження строку дії закордонного паспорта?

Процедура продовження строку дії закордонного паспорта є тимчасовим рішенням, запровадженим лише на період воєнного стану плюс один рік після його припинення. 

Ця можливість створена переважно для громадян, які поспіхом залишили Україну через війну або терміново повертаються до України. 

Консульство України у Великій Британії офіційно радить за першої можливості оформити новий закордонний паспорт замість користування паспортом із продовженим строком дії. 

Основні мінуси продовження строку дії паспорта: 

❗ Це унікальна українська практика, яку не всі іноземні країни визнають. 

❗ Іноземні консульства можуть відмовити у видачі/продовженні візи на підставі продовженого паспорта. 

❗ Авіакомпанії можуть не прийняти паспорт із продовженим строком для посадки на рейс. 

❗ В’їзд до деяких країн може бути заборонений з паспортом, строк дії якого просто продовжено, а не оновлено офіційним документом. 

3. Якщо у вас є чинний закордонний паспорт, а ви хочете виготовити другий

В такому разі у вас на вибір є 3 варіанти. 

3.1. Подати документи на виготовлення нового закордонного паспорта через Консульство у Великій Британії (як це зробити - описано вище).

3.2. Оформити закордонний паспорт також у ДП Документ

ДП "Документ" - це державне підприємство, що підпорядковується Державній міграційній службі України .Воно займається оформленням і видачею паспортів, ID-карток, закордонних паспортів, а також надає інші послуги з документами. 

 У  ДП Документ  простіше записатись на чергу ніж у Консульстві (вночі можна зловити слот на наступний тиждень чи через 2 тижні), але  у Великій Британії, станом на квітень 2025 року, філії немає. Є у Польщі, Чехії, Іспанії, Німеччині і ще кількох країнах можете ознайомитись за посиланням: https://pasport.org.ua/centers Тому, бажано, це робити якнайшвидше, поки у вас є діючий закордонний паспорт, щоб мати можливість поїхати подати документи на паспорт і повернутись в UK і знову ж таки поїхати забирати паспорт. 

Кількість талонів запису до електронної черги регулюється згідно з виробничими можливостями кожного окремого центру. Нові талони з’являються на цій сторінці у довільний час, для уникнення спекуляцій та махінацій. 

Для здійснення реєстрації необхідно підтвердити номер телефону за допомогою смс або додатку Viber. 

У разі вдалої реєстрації до електронної черги, користувач отримає номер талона, дату та час отримання послуг за допомогою SMS або Viber сповіщення. Для отримання послуг за талоном, необхідно показати таке сповіщення на вашому пристрої для інспектора на рецепції у центрі обслуговування громадян «Паспортний сервіс». 

(!) У них на сайті пише, що у зв'язку з війною паспорт можна очікувати до 3 місяців (якщо подасте по терміновому, то гарантії нема, що отримаєте раніше).  

Більше послуг, які надає ДП Документ тут: https://komod.pasport.org.ua/services   

Також читайте блог OPORA: https://komod.pasport.org.ua/services 

3.3. Третій варіант (якщо є така можливість) зробити закордонний паспорт в Україні: https://dmsu.gov.ua/poslugi/dokumenti-dlya-vijzdu-za-kordon/vidacha-pasporta-gromadyanina-ukrajni-dlya-vijzdu-za-kordon.html

4. Свідоцтво про народження дитини

Якщо у вас є дитина, дуже важливо мати українське свідоцтво про народження.  Навіть якщо дитина народилась за кордоном - її потрібно зареєструвати в консульстві України. 

📎 Свідоцтво необхідне для: 

1. оформлення українського громадянства для дитини; 
2. подачі документів у заклади освіти за кордоном; 
   
3. підтвердження родинного зв’язку у справах про возз’єднання сім’ї; 
   
4. в’їзду чи виїзду дитини з території держави; 
   
5. отримання українського закордонного паспорта. 
   

Якщо ви цього ще не зробили - не зволікайте. У деяких країнах без українських документів дитині можуть відмовити у візах, соціальних пільгах або навіть визнанні громадянства. 

Читайте блог OPORA про реєстрацію новонароджених в Британії дітей: https://ua.opora.uk/blog/reyestraciya-novonarodzhenih-u-velikobritaniyi 

5. Навіщо впорядковувати українські документ

Це ваш юридичний зв’язок з Україною. Паспорт, ІПН, закордонний паспорт - це підтвердження вашої особи як громадянина.  Без них неможливо отримати державні послуги, соціальну допомогу чи компенсацію.  

Для віз, дозволів на проживання і міграційних процедур. У багатьох країнах під час подачі на візу, дозвіл на роботу, притулок або ВНЖ потрібно мати чинний український паспорт. Прострочений або паспорт старого зразка може бути причиною відмови. 

Для поїздок закордон або повернення в Україну. У разі термінової ситуації - сімейна подія, хвороба чи щось інше - ви можете просто не зуміти сісти на рейс без дійсного закордонного паспорта. 

Для дітей. Якщо ви маєте дітей, обов’язково подбайте про документи: українське свідоцтво про народження та закордонний паспорт дитини. Це потрібно для шкіл, віз, переїздів та підтвердження родинного зв’язку. 

У майбутньому - для подвійного громадянства або пенсії. Багато українців розглядають можливість залишитися за кордоном. Але для того, щоб отримати подвійне громадянство, пенсію або спадщину, необхідно мати чинні українські документи. 

Що необхідно зробити просто зараз? 

1. перевірте чи дійсні усі ваші українські документи (в тому числі документи дітей; 
2. замініть прострочені ID-картки та закордонні паспорти; 
   
3. якщо ви змінили прізвище або у вас народилася дитина - оформіть відповідні документи;
4. запишіться до Консульства заздалегідь, не відкладайте до моменту "коли терміново знадобиться". 
   

Пам’ятайте, що національні і міграційні правила змінюються. Документи, які сьогодні здаються «не дуже потрібними», завтра можуть виявитися єдиним способом підтвердити свою особу, громадянство і права. 

6. Додаткові корисні ресурси

UKVI аккаунт та електронна eVisa: https://ua.opora.uk/e-visa 

Лист та шаблони важливих документів англійською: https://ua.opora.uk/biblioteka 

7. Варіанти нотаріального оформлення довіреності

Ви можете оформити довіреність у приватного нотаріуса. 

Варіант 1. Засвідчення підпису під текстом документа 

 За першим варіантом нотаріус може засвідчити лише підпис під текстом документа, оскільки зміст довіреності написаний українською мовою.  

Необхідно буде підтвердити правочинність іноземного нотаріуса апостилем. "Апостиль" - це штамп, яким засвідчуються офіційні документи для використання в іноземних країнах, що приєдналися до Конвенції про скасування вимоги легалізації документів.  

Більше інформації доступно за посиланням https://mfa.gov.ua/consul/forua/legalization/apostille .  

Цей штамп дозволяє визнавати іноземні документи в Україні та українські документи за кордоном.  

  Варіант 2. Складання тексту довіреності англійською мовою   

За другим варіантом можна скласти текст довіреності іноземною мовою та засвідчити його у нотаріуса. В Україні залишиться тільки нотарільно перекласти довіреність. Для отримання докладної інформації з цього питання, слід звертатися до нотаріуса та враховувати вимоги, що стосуються складання іноземних текстів, та  проконсультуватися  з нотаріусом в Україні.  Наприклад, Вам необхідно зробити довіреність на продаж машини, давайте  розглянемо поетапно процес:  

1. Вам необхідно скласти проект документу  довіреності: знайти шаблон у інтернеті, звернутися  онлайн до нотаріуса в Україні, тощо.  
2. Перекласти документ самостійно, якщо вам дозволяє рівень мови, або звернутися до ліцензованого перекладача.
3. Завірити текст довіреності на англійській мові у місцевого нотаріуса. Відправити оригінал доручення в Україну.   
   
4. Зробити нотаріальний переклад доручення на українську мову в Україні. Цю послугу можна замовити в бюро перекладів, яке надає такі послуги.
5. Відвідати нотаріуса, щоб він вніс цю інформацію до Єдиного реєстру довіреностей в Україні (ЄРД).

Як знайти нотаріуса у Великобританії? 

Пошукові системи:  Використовуйте популярні пошукові системи, такі як Google або Bing. Просто введіть запит "нотаріус у [назва міста чи регіону] Великобританія" і перегляньте результати пошуку.   

Рекомендуємо для  пошуку  наступні ресурсу: 

 https://www.thenotariessociety.org.uk/ https://www.facultyoffice.org.uk/notaries/find-a-notary/  

https://findmynotary.co.uk/  

Юридичні форуми і спільноти: Деякі юридичні форуми або соціальні спільноти можуть мати рекомендації чи досвід інших користувачів щодо вибору нотаріуса. Можна спробувати звертатися до таких ресурсів для отримання порад та рекомендацій.  

Місцеві адвокатські канцелярії: Зверніться до місцевих адвокатських канцелярій або юридичних фірм, оскільки вони можуть надати інформацію про ліцензованих нотаріусів, з якими вони співпрацюють.  

Зазначте конкретний регіон чи місто, де вам потрібно знайти нотаріуса, щоб здійснити більш точний пошук.  

Також, важливо перевірити ліцензію та кваліфікації нотаріуса перед тим, як звертатися до нього для надання послуг.   

8. Поїздка дитини в Україну без батьків у супроволі дорослого

Варіанти перетину кордону неповнолітніми описано тут: https://ua.opora.uk/blog/peretin-kordonu-nepovnolitimi 

Для ПРИКЛАДУ розглянемо один зі варіантів: 

Хлопчик 13 років, їде з бабусею з Великобританії в Україну і назад.  

Для виїзду з UK до України в супроводі бабусі потрібен лист у довільній формі англійською мовою від одного з батьків (наприклад, від вас), що дозволяє бабусі супроводжувати дитину (так званий Child Travel Consent https://www.gov.uk/permission-take-child-abroad). 

Нотаріальна згода не обов’язкова саме для виїзду з Великої Британії. 

А от щодо в'їзду до України, згідно з ДПСУ, якщо дитина їде з близьким родичем (бабусею), то потрібно: свідоцтво про народження дитини та документ, що підтверджує родинний зв’язок бабусі з дитиною (наприклад, свідоцтво про народження мами або тата - тобто дитини бабусі). 

АБО нотаріальна згода одного з батьків. У випадку, якщо буде документально підтверджено родинний зв’язок, то нотаріальна згода не обов’язкова, але часто прикордонники вимагають її про всяк випадок, тому краще мати. А ще краще, зателефонуйте на гарячу лінію Державної прикордонної служби України та дізнайтеся актуальні правила на сьогоднішній день: https://dpsu.gov.ua/uk/sluzhba-dovira  

Щоб знайти нотаріуса в UK можна користуватися ось цими пошуковими системами: 

• https://www.thenotariessociety.org.uk/ https://www.facultyoffice.org.uk/notaries/find-a-notary/  

• https://findmynotary.co.uk/  

9. Якщо ви вирішили залишити Великобританію

Читайте статтю OPORA, що потрібно зробити, якщо ви вирішили поїхати з Британіїї назавджи: https://ua.opora.uk/shcho-dali/yakshcho-vi-virishili-zalishiti-uk-nazavzhdi

Ваша OPORA в UK!